Kundendaten in Excel, neue Anfragen im E Mail Postfach, Gesprächsnotizen auf dem Smartphone und irgendwo dazwischen die Frage: Wann sollte ich diesen Interessenten eigentlich noch einmal kontaktieren?
Genau hier kommt ein CRM System ins Spiel.
Ein gutes CRM für kleine Unternehmen bündelt Kontakte, Leads, Verkaufschancen, Aufgaben und Kommunikation an einem zentralen Ort. Gerade für kleine Teams kann das interessant sein, weil weniger Zeit für Verwaltung bleibt und trotzdem kein potenzieller Kunde vergessen werden sollte.
Doch welches CRM System ist das beste?
Die Auswahl reicht von kostenlosen Lösungen wie HubSpot über vertriebsorientierte Systeme wie Pipedrive bis hin zu umfangreichen Plattformen wie Salesforce oder Zoho CRM.
Wir stellen dir 10 der besten CRM Systeme für kleine Unternehmen 2026 vor und zeigen, welche Lösung zu welchem Unternehmen passt.
Die besten CRM Systeme für kleine Unternehmen im Überblick
| CRM System | Besonders geeignet für |
|---|---|
| HubSpot CRM | Einsteiger und wachsende Unternehmen |
| Pipedrive | Vertrieb und übersichtliche Sales Pipelines |
| Zoho CRM | Preisbewusste Unternehmen mit vielen Anforderungen |
| CentralStationCRM | Kleine Unternehmen und Selbstständige |
| monday CRM | Flexible Workflows und Zusammenarbeit |
| Freshsales | Vertrieb, Kommunikation und Automatisierung |
| Salesforce | Stark wachsende Unternehmen |
| Brevo | CRM und E Mail Marketing |
| weclapp | CRM, ERP und Warenwirtschaft |
| Bigin by Zoho | Sehr kleine Unternehmen und CRM Einsteiger |
HubSpot CRM
HubSpot gehört zu den bekanntesten CRM Plattformen weltweit und ist gerade für kleine Unternehmen interessant, weil ein kostenloser Einstieg möglich ist.
Kontakte, Unternehmen und Verkaufschancen lassen sich zentral verwalten. Gleichzeitig bietet das HubSpot Ökosystem zusätzliche Lösungen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.
Der große Vorteil liegt in der Erweiterbarkeit. Ein kleines Unternehmen kann zunächst mit grundlegenden CRM Funktionen beginnen und später weitere Funktionen für Marketing, Automatisierung oder Kundenservice ergänzen.
Genau darin liegt allerdings auch ein möglicher Nachteil. Sobald umfangreichere Automatisierungen und professionelle Marketing oder Vertriebsfunktionen benötigt werden, können die Kosten deutlich steigen.
Geeignet für: Kleine Unternehmen, Start ups und Teams, die Vertrieb und Marketing langfristig auf einer Plattform verbinden möchten.
Unsere Einschätzung: Einer der besten Allrounder für den Einstieg.
Pipedrive
Pipedrive konzentriert sich besonders stark auf den Vertriebsprozess.
Im Mittelpunkt steht eine visuelle Sales Pipeline. Interessenten und Aufträge bewegen sich durch verschiedene Phasen wie neue Anfrage, Erstkontakt, Angebot, Verhandlung und Auftrag.
Dadurch sieht ein Vertriebsteam schnell, welche Verkaufschancen aktuell bestehen und bei welchen Kontakten nachgehakt werden sollte.
Diese übersichtliche Struktur macht Pipedrive besonders für Unternehmen interessant, die aktiv verkaufen und einen klaren Vertriebsprozess benötigen.
Wer dagegen ein umfangreiches Marketing System oder eine komplette Unternehmenssoftware sucht, könnte bei anderen Anbietern besser aufgehoben sein.
Geeignet für: Agenturen, Dienstleister, Vertriebsteams und B2B Unternehmen.
Unsere Einschätzung: Eines der interessantesten CRM Systeme für kleine Unternehmen mit aktivem Vertrieb.
Zoho CRM
Zoho CRM ist Teil eines großen Software Ökosystems.
Neben CRM bietet Zoho zahlreiche weitere Business Anwendungen an. Dadurch kann die Plattform interessant werden, wenn ein Unternehmen später weitere Prozesse digitalisieren möchte.
Zoho CRM bietet unter anderem Kontaktmanagement, Leadverwaltung, Verkaufsprozesse, Automatisierungen und Analysefunktionen.
Der große Funktionsumfang ist gleichzeitig eine Stärke und eine mögliche Schwäche.
Wer lediglich einige wenige Kunden verwalten möchte, braucht möglicherweise nur einen Bruchteil der Funktionen. Wer dagegen wachsen und Prozesse stärker automatisieren möchte, bekommt viel Spielraum.
Für sehr kleine Unternehmen bietet Zoho zusätzlich die vereinfachte CRM Lösung Bigin an.
Geeignet für: Preisbewusste Unternehmen, die viele Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten suchen.
Unsere Einschätzung: Sehr gutes Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Skalierbarkeit.
CentralStationCRM
Für deutsche Kleinunternehmen ist CentralStationCRM besonders interessant.
Das CRM wurde bewusst für kleine Unternehmen und Teams entwickelt und verfolgt einen vergleichsweise unkomplizierten Ansatz.
Statt möglichst viele Funktionen in die Software zu packen, stehen klassische CRM Aufgaben im Mittelpunkt.
Dazu gehören Kontakte, Unternehmen, Angebote, Aufgaben, Notizen und Verkaufschancen.
Das kann gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen interessant sein, denen größere Systeme bereits zu umfangreich erscheinen.
Geeignet für: Selbstständige, kleine Agenturen, Beratungen und kleine deutsche Unternehmen.
Unsere Einschätzung: Spannende Lösung für kleine Teams, die ein übersichtliches CRM suchen.
monday CRM
monday.com ist vielen Nutzern ursprünglich als Plattform für Projektmanagement bekannt. Mit monday CRM lassen sich jedoch auch Vertriebsprozesse abbilden.
Interessant ist vor allem die Flexibilität. Unternehmen können eigene Workflows, Tabellen, Automatisierungen und Prozesse zusammenstellen.
Dadurch lässt sich beispielsweise der Weg vom Lead über den Verkauf bis zur späteren Projektabwicklung miteinander verbinden.
Der Nachteil dieser Flexibilität besteht darin, dass ein Unternehmen zunächst überlegen muss, wie der eigene Prozess überhaupt aussehen soll.
Wer lediglich ein sofort einsatzbereites klassisches CRM sucht, findet möglicherweise einfachere Alternativen.
Geeignet für: Agenturen und Teams, die Projektmanagement und Vertrieb miteinander verbinden möchten.
Unsere Einschätzung: Besonders interessant für Unternehmen mit individuellen Workflows.
Freshsales
Freshsales von Freshworks kombiniert klassisches CRM mit verschiedenen Kommunikations und Automatisierungsfunktionen.
Interessant ist beispielsweise die Möglichkeit, Kommunikation stärker mit der Kundenverwaltung und dem Vertrieb zu verbinden.
Neben Kontakt und Leadverwaltung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Vertriebsteams bei der Organisation ihrer Verkaufsprozesse unterstützen können.
Damit positioniert sich Freshsales zwischen einem einfachen Vertriebs CRM und größeren All in One Plattformen.
Geeignet für: Kleine Vertriebsteams und wachsende Unternehmen.
Unsere Einschätzung: Eine interessante Alternative zu HubSpot und Pipedrive.
Salesforce
Salesforce gehört zu den bekanntesten CRM Anbietern weltweit.
Viele verbinden Salesforce hauptsächlich mit großen Unternehmen. Der Anbieter richtet sich mit verschiedenen Lösungen jedoch ebenfalls an kleinere und wachsende Unternehmen.
Der große Vorteil ist die Skalierbarkeit.
Ein Unternehmen kann mit vergleichsweise einfachen Anforderungen beginnen und später sehr komplexe Vertriebs, Marketing und Kundenprozesse abbilden.
Für einen Selbstständigen mit wenigen Kunden kann Salesforce allerdings mehr System sein, als tatsächlich benötigt wird.
Geeignet für: Ambitionierte Start ups und Unternehmen, die stark wachsen möchten.
Unsere Einschätzung: Sehr leistungsfähig, für manche Kleinunternehmen aber unnötig komplex.
Brevo
Brevo kennen viele Unternehmen hauptsächlich als Newsletter und E Mail Marketing Plattform.
Die Software bietet jedoch ebenfalls Funktionen zur Verwaltung von Kontakten und Verkaufsprozessen.
Genau diese Kombination kann für kleine Unternehmen interessant sein.
Statt ein CRM und ein separates Newsletter Tool einzuführen, können verschiedene Bereiche der Kundenkommunikation stärker miteinander verbunden werden.
Das ist beispielsweise für kleine Online Unternehmen, Agenturen, Coaches oder Dienstleister interessant, die regelmäßig Newsletter versenden und gleichzeitig Leads verwalten möchten.
Geeignet für: Kleine Unternehmen mit starkem Fokus auf E Mail Marketing.
Unsere Einschätzung: Interessante Kombination aus Marketing und Kundenverwaltung.
weclapp
weclapp geht deutlich über ein klassisches CRM hinaus.
Die Software kombiniert unterschiedliche Unternehmensbereiche und bietet neben CRM Funktionen beispielsweise Möglichkeiten rund um Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und weitere Geschäftsprozesse.
Das macht weclapp besonders interessant, wenn ein Unternehmen nicht nur Kontakte und Leads verwalten möchte.
Wer dagegen ausschließlich ein schlankes Vertriebs CRM sucht, könnte mit einer spezialisierten Lösung schneller ans Ziel kommen.
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die CRM und weitere Unternehmensprozesse verbinden möchten.
Unsere Einschätzung: Interessant, wenn ein CRM allein nicht mehr ausreicht.
Bigin by Zoho
Bigin richtet sich gezielt an kleinere Unternehmen.
Die Idee dahinter ist simpel: Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein riesiges CRM mit Hunderten Funktionen.
Bigin konzentriert sich deshalb stärker auf grundlegende Kunden und Pipeline Prozesse.
Für Selbstständige oder kleine Teams, die ihre Kunden bisher beispielsweise mit Excel oder Google Sheets verwalten, kann genau diese Einfachheit ein Vorteil sein.
Geeignet für: Selbstständige, Kleinstunternehmen und CRM Einsteiger.
Unsere Einschätzung: Besonders interessant für den ersten Schritt weg von Excel.
Welches CRM ist das beste für kleine Unternehmen?
Das eine beste CRM System gibt es nicht. Die richtige Wahl hängt stark vom Unternehmen, der Teamgröße und den eigenen Anforderungen ab.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Einfach starten | HubSpot CRM |
| Fokus auf Vertrieb | Pipedrive |
| Kleines deutsches Unternehmen | CentralStationCRM |
| Möglichst viele Funktionen | Zoho CRM |
| CRM und Projektmanagement | monday CRM |
| CRM und E Mail Marketing | Brevo |
| Starkes Unternehmenswachstum geplant | Salesforce |
| CRM plus ERP | weclapp |
| Sehr kleines Unternehmen | Bigin |
| Vertrieb und Kommunikation | Freshsales |
Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein CRM?
Nicht zwangsläufig.
Wer selbstständig ist und fünf Stammkunden betreut, braucht wahrscheinlich kein komplexes CRM System.
Problematisch wird es häufig erst, wenn die Zahl der Kontakte wächst.
Ein potenzieller Kunde fragt beispielsweise über die Website an. Du telefonierst mit ihm. Anschließend verschickst du ein Angebot.
Danach passiert zwei Wochen lang nichts.
Hast du dir irgendwo notiert, dass du nachfassen musst?
Genau hier kann ein CRM helfen.
Das System dokumentiert, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat, in welcher Phase sich der Interessent befindet und was als Nächstes passieren sollte.
Für Unternehmen, die aktiv Leads generieren oder Akquise betreiben, kann ein CRM deshalb bereits bei relativ kleinen Teams sinnvoll sein.
Was sollte ein gutes CRM für kleine Unternehmen können?
Kleine Unternehmen brauchen meistens keine hunderte Funktionen. Viel wichtiger ist, dass die Funktionen vorhanden sind, die im Alltag tatsächlich gebraucht werden.
Kontaktverwaltung
Alle relevanten Informationen über Interessenten und Kunden sollten zentral gespeichert werden können.
Sales Pipeline
Du solltest sofort erkennen können, welche Leads neu sind, wer bereits ein Angebot bekommen hat und welche Aufträge kurz vor dem Abschluss stehen.
Aufgaben und Erinnerungen
Ein gutes CRM erinnert daran, Kunden anzurufen oder Angebote nachzufassen.
E Mail Integration
Idealerweise lassen sich E Mails einem Kunden oder Deal direkt zuordnen.
Automatisierungen
Bei wachsenden Unternehmen werden automatische Follow ups und Workflows zunehmend interessant.
Mobile Nutzung
Gerade Außendienstmitarbeiter und mobile Dienstleister sollten prüfen, wie gut das CRM auf Smartphone und Tablet funktioniert.
Integrationen
Das CRM sollte sich möglichst mit den Werkzeugen verbinden lassen, die im Unternehmen bereits verwendet werden.
Kostenloses oder kostenpflichtiges CRM?
Für viele kleine Unternehmen kann ein kostenloses CRM zunächst vollkommen ausreichend sein.
Der entscheidende Punkt ist allerdings nicht nur der Einstiegspreis.
Unternehmen sollten bereits vor der Entscheidung prüfen, wie sich die Kosten entwickeln, wenn weitere Mitarbeiter hinzukommen oder zusätzliche Funktionen benötigt werden.
Interessant sind beispielsweise die Kosten für Automatisierungen, zusätzliche Kontakte, E Mail Funktionen, Schnittstellen und weitere Nutzer.
Ein zunächst günstiges CRM kann langfristig teuer werden, wenn zahlreiche Zusatzfunktionen benötigt werden.
CRM für Selbstständige: Muss es kompliziert sein?
Nein.
Gerade Selbstständige sollten nicht den Fehler machen, ein CRM auszuwählen, nur weil es möglichst viele Funktionen bietet.
Ein System bringt nur dann etwas, wenn es tatsächlich genutzt wird.
Für einen Solo Selbstständigen können bereits vier grundlegende Funktionen reichen: Kontakte verwalten, Anfragen dokumentieren, Angebote verfolgen und Follow ups planen.
Deshalb können einfache Systeme für manche Selbstständige sinnvoller sein als wesentlich mächtigere Plattformen.
CRM oder Excel?
Am Anfang verwalten viele Unternehmen ihre Kunden mit Excel oder Google Sheets.
Das funktioniert erstaunlich lange.
Mit zunehmender Zahl an Kunden und Mitarbeitern entstehen allerdings typische Probleme. Notizen befinden sich an unterschiedlichen Orten, Follow ups werden vergessen, mehrere Mitarbeiter bearbeiten dieselben Kontakte oder niemand weiß genau, wann ein Interessent zuletzt kontaktiert wurde.
Spätestens dann lohnt es sich, über ein CRM nachzudenken.
Der Wechsel sollte allerdings nicht erst stattfinden, wenn bereits völliges Chaos herrscht.
Fazit: Das beste CRM muss zu deinem Unternehmen passen
Die besten CRM Systeme für kleine Unternehmen müssen vor allem eines schaffen: Arbeit vereinfachen und nicht zusätzliche Arbeit produzieren.
Für viele Unternehmen kann HubSpot ein interessanter Einstieg sein. Wer einen starken Fokus auf Vertrieb hat, sollte sich Pipedrive genauer ansehen.
CentralStationCRM ist eine interessante Alternative für kleine deutsche Unternehmen, während Zoho CRM viel Flexibilität bietet.
Wer Vertrieb und Projektmanagement miteinander verbinden möchte, kann monday CRM prüfen. Für stark wachsende Unternehmen bietet Salesforce wiederum eine Plattform, die langfristig sehr weit skalieren kann.
Für sehr kleine Unternehmen gilt dagegen eine einfache Regel:
Das beste CRM ist nicht das mit den meisten Funktionen. Es ist das CRM, das dein Team tatsächlich benutzt.
Welche CRM Software nutzt du in deinem Unternehmen?
Schreib uns deine Erfahrungen und Empfehlungen in die Kommentare.
